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Wie auch die Bedarfsanalyse gezeigt hat, ist E-Mail als Kommunikationsmittel immer noch unersetzlich. Häufig wird E-Mail aber auch als Lösung für Probleme verwendet, die ein spezialisiertes Tool besser lösen könnte (Dateiablage, kollaborative Dokumentenbearbeitung, Ticketsystem, Social-Media, …). Deshalb sollte bedacht werden, wofür der Einsatz von E-Mail sinnvoll ist und ob die Aufgabe nicht durch den Einsatz eines anderen Tools besser gelöst werden kann. Klassischerweise verbindet man sich mittels E-Mail-Client mit einem E-Mail-Server. Einige der gängigsten Clients sind Microsoft Outlook oder als Open-Source-Alternative Thunderbird und Evolution. Da auch das Einrichten eines E-Mail Kontos für einige Anwender:innen schon eine Hürde darstellt, werden Webmail-Clients wie z.B. bei Google-Mail, die einfach über den Webbrowser aufgerufen werden können, immer beliebter. Ein großer Vorteil von E-Mail ist die dezentrale Architektur des Email-Protokolls, die den Betrieb eigener E-Mail Server ermöglicht. Allerdings ist der Betrieb für Serverbetreiber:innen nicht trivial, denn durch die lange Historie gibt es viele Tücken zu beachten. Im laufenden Betrieb ist es wichtig, gegen Spam-Nachrichten vorzugehen. Gleichzeitig muss auch die sogenannte „Reputation“ des eigenen E-Mail Servers im Blick behalten werden. Gerade Betreiber:innen von eigenen Email-Servern haben es schwer, von den großen etablierten Betreiber:innen (wie Google) akzeptiert zu werden und nicht auf deren Spamliste zu landen oder durch „Greylisting“ und andere Spam- und Phishing-Vermeidungsmethoden (SPF, DKIM) unter großen Verzögerungen bei der Zustellung zu leiden. Das macht die Administration sehr aufwändig und es bedarf der regelmäßigen Überprüfung der Reputation und Kommunikation mit den entsprechenden E-Mail Anbietern. Abhilfe können All-in-one-Lösungen schaffen, die die Best-Practices beim Betrieb eines E-Mail Servers zu automatisieren versuchen und Hilfestellung bei der korrekten Konfiguration geben. Im folgenden werden zunächst vier All-in-one-Mail-Server aus Betreiber:innen-Perspektive verglichen. Danach kommt ein Vergleich von Webmail-Clients aus User:innen Perspektive.
Server
Überblick
| Mailu | Mailcow | modoboa | IRedMail | |
|---|---|---|---|---|
| Lizenz | 🕊️ | 🕊️ | 🕊️ | 🕊️ / 💲 |
| MIT | GPL-3.0 | ISC License | GPL-3.0 | |
| Installation | S | M | L | L |
| SSO | ❌ | ❌ | LDAP | LDAP |
| Webmail Clients | RL RC | SG | modoboa | SG RC |
| Entwicklung | Community | Servercow | NGYNLABS | IRedMail d.o.o |
SG: SOGo, RL: Rainloop, RC: Roundcube,
Mailu
Mailu hat ein übersichtliches Admin-Interface und bietet alle wichtigen Funktionen für die Administration eines Mailservers. Als Webclient kann entweder Rainloop oder Roundcube verwendet werden. Für eine externe Authentifizierung ist ein Fork mit einer „openid connect“-Implementierung in Entwicklung.
Mailcow
Mailcow lässt sich über Docker-Compose problemlos installieren und updaten. Die Administrationsoberfläche bietet sehr viele Funktionen und praktische Helferlein für die Administration des E-Mail Servers. Als Webmail-Client wird SOGo verwendet. Mailcow kann selbst als SSO Provider (OAuth) dienen und andere Apps anbinden. Die An- bindung von Mailcow an einen SSO-Provider ist aber nicht möglich und auch nicht geplant.
Modoboa
Ein Setup mit Docker steht für Modoboa noch nicht zur Verfügung, es wird mit einem Python-basierten Installer eingerichtet, der alle benötigten Komponenten auf dem Server direkt installiert. Modoboa kann in der Installation mit einem externen Nutzer:innen-Verzeichnis (LDAP) kon- figuriert werden und es ist somit möglich, es an andere Authentifizierungssysteme anzubinden. Es kommt mit einem eigenen Webmailclient mit Apps für Kontakte und Kalender, aber sehr geringem Funktionsumfang. Die Administrationsoberfläche bietet Administrator:innen eine gute Kontrolle über Postfächer und Domains und hat wie Mailcow auch gute Helfer z.B. zur Konfiguration von DNS- Einträgen.
IRedMail
Das Docker-Setup von IRedMail ist als „experimental“ gekennzeichnet und noch nicht für den Produktiveinsatz gedacht. Die Administrationsoberfläche ist sehr simpel gehalten und hat nur grundlegende Funktionen. IRedMail kann wie Modoboa zusammen mit einem OpenLDAP ins- talliert werden. Dieser kann manuell so konfiguriert wer- den, dass er auch für eine externe Authentifizierung (SSO) verwendet werden kann.
Integration von E-Mail Server mit anderen Apps auf einem Server
Im Gegensatz zu den meisten anderen Tools ist das Setup eines E-Mail Servers sehr viel aufwendiger. Da mehrere Ports benötigt werden, gehen Autoinstaller davon aus, dass ein Mailserver auf einem eigenen Server ohne weitere Anwendungen installiert wird. Die Integration auf einen Server mit anderen Anwendungen in Kombination mit einem weiteren Reverse-Proxy ist grundsätzlich möglich, muss aber im Einzelfall geprüft werden. Für eine Integration mit Single-Sign-On ist LDAP der verbreitetste Weg, es gibt aber auch neuere Entwicklungen, die auf XOAUTH2 basieren und damit „openid-connect“ ermöglichen. Dies muss aber noch manuell konfiguriert werden und nicht alle Email-Server / Clients unterstützen diese Funktion.
Clients
| SOGo | Rainloop | Roundcube | EGroupware | Nextcloud | |
|---|---|---|---|---|---|
| Lizenz | 🕊️ | 🕊️ | 🕊️ / 💲 | 🕊️ / 💲 | 🕊️ |
| GPL-2.0 | AGPL-3.0 | GPL-3.0 | GPL-2.0 | AGPL-3.0 | |
| Installation | S | S | S | ML | S |
| SSO | ✔️ | ❌ | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Entwicklung | Alinto | Community | Apheleia IT | Egroupware GmbH | Nextcloud GmbH |
Um auf seine E-Mails zugreifen zu können, wird ein E-Mail Client benötigt. Neben den gängigen Funktionen wie E-Mail-Versand und -Empfang haben wir in unserem Vergleich folgende Funktionen betrachtet:
- E-Mail
- Mehrere E-Mail Accounts: Es ist möglich mit einem Login mehrere E-Mail Accounts einzubinden.
- Terminiertes versenden: Eine E-Mail kann zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden.
- Integration von Anhängen: Anhänge können aus ei- nem anderen Tool ausgewählt oder abgelegt werden.
- Adressbuch
- E2E-Verschlüsselung: Es ist möglich Ende-zu-Ende Verschlüsselte E-Mails zu lesen und versenden.
| SOGo | Rainloop | Roundcube | EGroupware | Nextcloud | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. E-mail | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| .. Mehrere E-Mail Accounts | ✔️ | ✔️ | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| .. Terminiertes Versenden | ❌ | ❌ | 💲 | ❌ | ✔️ |
| .. Integration von Anhängen | ❌ | Dropbox | 💲 | ✔️ | ✔️ |
| 2. Adressbuch | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| 3. E2E-Verschlüsselung | ❌ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | Mailvelope Plugin |
SOGo
SOGo macht mit seinem modernen Design einen guten Eindruck. Es lässt sich intuitiv bedienen und bietet die wichtigsten Funktionen. Es fehlt aber die Integration für E2E-Verschlüsselung und Anhänge von einem Cloudspeicher (WebDAV).
Rainloop
Rainloop bietet nur Grundfunktionalitäten und ist recht simpel, aber dafür übersichtlich gehalten. Es fehlt ein Kalender und das Design ist etwas veraltet, aber intuitiv. Rainloop kann auch in Nextcloud integriert werden, allerdings ist die Integration noch nicht ganz ausgereift. Als leichtgewichtige und auf Geschwindigkeit optimierte Weiterentwicklung kann der Fork snappymail.eu von Interesse sein.
Roundcube
Roundcube macht einen guten Eindruck und bietet einen großen Funktionsumfang durch Plugins, die aber leider größtenteils nicht frei verfügbar sind.
EGroupware
EGroupware sticht durch die Menge an möglichen Integrationen und Funktionen heraus. Die Bedienung ist aber sehr gewöhnungsbedürftig und das User-Interface wirkt beim Einstieg sehr überfordernd. Als Gesamtlösung kann für Benutzer:innen mehr vorkonfiguriert werden, so kön- nen z.B. E-Mail-Konten global konfiguriert werden und diese dann einem oder mehreren Benutzer:innen zugewiesen werden. Weiter kann die Benutzeroberfläche global vorgestaltet werden und je nach Bedarf den Benutzer:innen mehr oder weniger Freiheiten gegeben werden.
Nextcloud
Die Email- und Adresssbuch-Apps für Nextcloud können mit der praktischen Integration in den Cloudspeicher punkten und bieten viele Features. Die Bedienung ist aber nicht sehr intuitiv, hakelig und teils fehleranfällig. Auch muss das E-Mail Konto manuell verknüpft werden. In der Praxis hat sich bisher die E-Mail-App in der Nextcloud als nette Zusatzfunktion aber nicht für die tägliche Arbeit bewährt. Menschen, die viel mit E-Mails arbeiten, sind komfortablere Oberflächen und umfangreichere Funktionen gewöhnt.