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` E-Mail ist als Kommunikationsmittel fast unabdenkbar geworden.
Häufig wird E-Mail aber auch als Lösung für Probleme verwendet, die ein spezialisiertes Tool besser lösen könnte (Dateiablage, kollaborative Dokumentenbearbeitung, Ticketsystem, Social-Media, ...). Deshalb sollte genau geprüft werden wofür der Einsatz von E-Mail sinnvoll ist und ob die Aufgabe nicht durch den Einsatz eines spezialisierten Tools besser gelöst werden kann.
Klassischer Weise verbindet man sich mittels E-Mail Client mit einem E-Mail Server. Einer der gängigsten ist Microsoft Outlook oder als open-source Alternative Thunderbird oder Evolution. Da das Einrichten eines E-Mail Kontos für einige auch schon eine Hürde darstellt, werden Webmail Clients, die einfach über den Webbrowser aufgerufen werden können, immer beliebter.
Ein großer Vorteil von Email ist die Dezentrale Architektur des Email-Protokolls, die den Betrieb eigener E-Mail Server ermöglicht. Allerdings ist der Betrieb für Serverbetreiber:innen nicht unbedingt trivial, denn durch die lange Historie gibt es viele Tücken zu beachten. Auch ist es im laufenden Betrieb wichtig auf der einen Seite gegen Spam-Nachrichten vorzugehen und auf der Anderen die eigene sog. Reputation des E-Mail Server im Blick zu behalten. Aus diesem Grund haben grade kleine E-Mail Betreiber:innen es anfangs schwer von den großen Etablierten akzeptiert zu werden und nicht auf einer Spamliste zu landen oder durch Greylisting und andere Spam- und Phishing-Vermeidungsmethoden (SPF, DKIM) unter großen Verzögerungen bei der Zustellung zu leiden. Das macht die Administration sehr schwer und bedarf regelmäßiges Überprüfen der Reputation und Kommunikation mit den entsprechenden E-Mail Anbietern.
Abhilfe können All-in-one Lösungen schaffen, die die best-practices beim Betrieb eines E-Mail Servers zu automatisieren versuchen und Hilfestellung bei der korrekten Konfiguration geben.
Im Folgenden haben wir einen Userzentrierten Vergleich von den gängisten open-source Webmail Clients und vier All-in-one Server Installer betrachtet.
Server
Überblick
| Mailu | Mailcow | modoboa | IRedMail | |
|---|---|---|---|---|
| Lizenz | MIT | GPL-3.0 | ISC License | GPL-3.0 |
| Installation | coopcloud | docker-compose | Installer | Installer |
| SSO | ❌ | ❌ | LDAP | LDAP |
| aktive Entwicklung | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Webmail Clients | RL RC | SG | modoboa | SG RC |
SG: SOGo, RL: Rainloop, RC: Roundcube,
Integration von E-Mail Server mit anderen Apps auf einem Server
Im Gegensatz zu den meisten anderen Tools ist das Setup eines E-Mail Servers sehr viel aufwendiger. Da mehrere Ports benötigt werden, gehen Autoinstaller daher davon aus, dass ein Mailserver auf einem eigenen Server ohne weitere Anwendungen installiert wird. Zur Integration auf einen Server mit anderen Anwendungen in Kombination mit einem weiteren Reverse-Proxy ist grundsätzlich möglich, muss aber im Einzelfall geprüft werden. Für eine Integration mit Single-Sign-On ist LDAP der verbreiteste Weg, es gibt aber auch neuere Entwicklungen die auf XOAUTH2 basieren und damit openid-connect ermöglichen. Hier muss aber noch manuell Konfiguriert und nicht alle Email-Server / Clients unterstützen diese Funktion.
Die Komplexität und historische Bedeutung von Email könnten für eine tiefgründigere Beleuchtung der Integrationsmöglichkeiten in einer weiterführenden Arbeit interessant sein.
Clients
Um auf seine E-Mails zugreifen zu können, benötigt man einen E-Mail Client. Neben den gängigen Funktionen vom E-Mail Versand haben wir in unserem Vergleich ein Auge auf folgende Funktionen gelegt:
- E-Mail
- Mehrere E-Mail Accounts: Es ist möglich mit einem Login mehrere E-Mail Accounts einzubinden.
- Terminiertes versenden: Eine E-Mail kann zu einem späterem Zeitpunkt versendet werden.
- Integration von Anhängen: Anhänge können aus einem anderen Tool ausgewählt oder abgelegt werden.
- Adressbuch
- E2E-Verschlüsselung: Es ist möglich Ende-zu-Ende Verschlüsselte E-Mails zu lesen und versenden.
| SOGo | Rainloop | Roundcube | EGroupware | Nextcloud | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. E-mail | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| .. Mehrere E-Mail Accounts | ✔️ | ✔️ | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| .. Terminiertes Versenden | ❌ | ❌ | 💲 | ❌ | ✔️ |
| .. Integration von Anhängen | ❌ | Dropbox | 💲 | ✔️ | ✔️ |
| 2. Adressbuch | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| 3. E2E-Verschlüsselung | ❌ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | Mailvelope Plugin |
Clients
Um auf seine E-Mails zugreifen zu können, benötigt man einen E-Mail Client. Neben den gängigen Funktionen vom E-Mail Versand haben wir in unserem Vergleich ein Auge auf folgende Funktionen gelegt:
- E-Mail
- Mehrere E-Mail Accounts: Es ist möglich mit einem Login mehrere E-Mail Accounts einzubinden.
- Terminiertes versenden: Eine E-Mail kann zu einem späterem Zeitpunkt versendet werden.
- Integration von Anhängen: Anhänge können aus einem anderen Tool ausgewählt oder abgelegt werden.
- Adressbuch
- E2E-Verschlüsselung: Es ist möglich Ende-zu-Ende Verschlüsselte E-Mails zu lesen und versenden.
| SOGo | Rainloop | Roundcube | EGroupware | Nextcloud | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. E-mail | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| .. Mehrere E-Mail Accounts | ✔️ | ✔️ | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| .. Terminiertes Versenden | ❌ | ❌ | 💲 | ❌ | ✔️ |
| .. Integration von Anhängen | ❌ | Dropbox | 💲 | ✔️ | ✔️ |
| 2. Adressbuch | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| 3. E2E-Verschlüsselung | ❌ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | Mailvelope Plugin |
SOGo
SOGo macht mit ihrem modernem Design einen guten Eindruck. Es lässt sich intuitiv bedienen und bietet die wichtigsten Funktionen, fehlt aber die Integration für E2E-Verschlüsselung und Anhängen.
Rainloop
Rainloop bietet nur Grundfunktionalitäten und ist recht simpel, aber dafür übersichtlich gehalten. Es fehlt ein Kalender und das Design ist auch etwas veraltet, aber intuitiv. Rainloop kann auch in Nextcloud integriert werden, allerdings ist die Integration noch nicht ganz ausgereift. Als leichtgewichtige und auf geschwindigkeit optimierte Weiterentwicklung kann der Fork snappymail.eu von Interesse sein.
Roundcube
Roundcube macht einen guten Eindruck und bietet einen großen Funktionsumfang durch Plugins, die aber leider größtenteils nicht frei verfügbar sind.
EGroupware
EGroupware überwiegt in der Menge an möglichen Integrationen und Funktionen. Die Bedienung ist aber sehr gewöhnungsbedürftig und das Userinterface wirkt beim Einstieg sehr überfordernd. Als Groupware-Lösung kann für Benutzer:innen mehr vorkonfiguriert werden, so können z.B. E-Mail-Konten global konfiguriert werden und diese dann einem oder mehreren Benutzer:innen zugewiesen werden. Weiterkann kann die Benutzeroberfläche global vorgestaltet werden und je nach Bedarf den Benutzer:innen mehr oder weniger Freiheiten gegeben werden.
Nextcloud
Die Email und Adresssbuch Apps für Nextcloud können mit der praktischen Integration in den Cloudspeicher punkten und bieten viele Features. Die Bedienung ist aber nicht sehr intuitiv, hakelig und teils Fehleranfällig. Auch muss das E-Mail Konto manuell verknüpft werden. In der Praxis hat sich bisher die E-Mail-App in der Nextcloud als nette Zusatzfunktion aber nicht für die tägliche Arbeit bewährt. Menschen, die viel mit E-Mails zu arbeiten, sind andere Oberflächen und andere Funktionstiefen gewöhnt.